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Pubblicato: 15 Marzo 2016

Premessa

Gestione Semplice è nato dalla necessità diffusamente sentita nelle PMI, di poter gestire in maniera semplice e veloce la contabilità aziendale. Software eccessivamente elaborati, infatti, tendono ad avere curve di apprendimento elevate, richiedendo un elevato sforzo in termini di formazione iniziale e di continua assistenza, rallentando in questo modo tutti i processi aziendali.

Il nostro software mira a semplificare le operazioni quotidiane all’interno dell’azienda, mettendo in risalto le procedure più frequentemente utilizzate. Gestione Semplice in versione GS Prestashop permette alla singola azienda di facilitare le procedure di integrazione e sincronizzazione con il sito ecommerce, in modo da agevolare le attività di vendita su internet.

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Pubblicato: 24 Marzo 2016

GS Prestashop permette di inviare i documenti generati agli utenti presenti nel gestionale. Ogni utente registrato sul sito ecommerce ha inserito una email per ricevere notifiche. Il software gestionale utilizza la mail del cliente per inviarne notifica.

Per impostare l’invio di notifiche al cliente bisogna procedere come segue

Cliccare sulla voce Strumenti -> Opzioni

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Pubblicato: 16 Dicembre 2016

L'Area Clienti permette di visualizzare i dettagli dei Clienti e di inserire, modificare o cancellare un Cliente, sia esso una Società oppure una Ditta Individuale o un Privato.

Quando inserite  un nuovo Cliente è necessario compilare dei campi obbligatori, evidenziati in giallo nell'area di dettaglio .

Nota: nell'area elenco potete ricercare un Cliente digitando i relativi dati all'interno dell'apposita area di ricerca. Per ulteriori informazioni vi rimandiamo alla sezione Cercare un Cliente.

Visualizzare i dettagli di un Cliente

Per visualizzare i dettagli Cliente fate  clic con il tasto sinistro del mouse sul Cliente che volete visualizzare nella Lista Clienti dell'area elenco

Inserire un Cliente

Per inserire un cliente cliccate sul tasto Nuovo   nell' area elenco. In alternativa potete inserire un nuovo Cliente cliccando l'icona Aggiungi un nuovo cliente presente nella Home.

I campi in giallo nell'area dettaglio sono obbligatori, quelli in bianco sono invece facoltativi. Per associare un indirizzo al Cliente dovete compilare i relativi campi nella sezione Indirizzo e cliccare sul tasto Aggiungi  . Per eliminare un indirizzo associato dovete cliccare sul tasto Elimina   dall'elenco Indirizzi. Per modificare un indirizzo associato dovete cliccare sul tasto di modifica  dall'elenco Indirizzi per visualizzare i dettagli dell'indirizzo da modificare. Per salvare le modifiche cliccate sul tasto Modifica  .

Per inserire il nuovo Cliente cliccate sul tasto Inserisci 

Nota: non potete inserire più di un Cliente "Privato" con lo stesso Codice Fiscale. Non è inoltre possibile inserire più di un Cliente "Ditta Individuale/Società" con la stessa Partita Iva.

Cancellare un Cliente

Nell' Elenco Clienti cliccate sul Cliente che volete eliminare. Viene così evidenziata la riga ad esso relativa. Cliccando sul tasto Elimina  dell'area dettaglio  il Cliente viene eliminato.

Nota: non potete cancellare un Cliente presente in un documento o in un movimento di magazzino .

Modificare i dati di un Cliente

Nell' Elenco Clienti cliccate sul Cliente che volete modificare. Nell'area dettaglio vengono evidenziati i dettagli del Cliente dove potete modificare o eliminare le informazioni già presenti oppure inserire nuove informazioni. I campi in giallo sono obbligatori. Per salvare le modifiche cliccate sul tasto Modifica  .

Nota: qualsiasi modifica a indirizzi associati viene finalizzata solo attraverso il salvataggio delle modifiche del Cliente cliccando il tasto salva

Cercare un Cliente

All'interno dell' area di Ricerca presente nella parte alta dell'area elenco, digitate uno o più dati (tra Cognome, Nome e Ragione Sociale) del Cliente che volete cercare.

Potete cercare il Cliente attraverso il Cognome, il Nome, la Ragione Sociale. Selezionare dal menu a tendina la tipologia di ricerca esempio Cognome. Potete ricercare per cognome selezionando le opzioni:

• Inizia per
• Contiene
• Finisce per
• uguale

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Pubblicato: 18 Dicembre 2016

Gestione Ordini

L'Area Ordini permette di visualizzare i dettagli degli Ordini e di inserire, modificare o cancellare uno o più Ordini.

Quando inserite un nuovo Ordine è necessario selezionare il Cliente, il prodotto o i prodotti che compongono l'ordine, il tipo di pagamento e lo status ordine.

Nota: nell'area elenco potete ricercare un Ordine digitando i relativi dati all'interno dell'apposita area di ricerca. Per ulteriori informazioni vi rimandiamo alla sezione Cercare un Ordine.

Visualizzare i dettagli di un Ordine

Fate doppio clic con il tasto sinistro del mouse sull' Ordine che volete visualizzare nella Lista Ordini dell'area elenco

Vierrà visualizzata una finestra di dettaglio riasuntiva dove poter modificare, gestire, concludere l'ordine visualizzato. 

Inserire un Ordine

Cliccate sul tasto Nuovo  nell'area elenco. In alternativa potete inserire un nuovo Ordine cliccando l'icona Crea un nuovo Ordine direttamente dal menu Nuovo > Ordine. Dalla nuova finestra dovete selezionare un Cliente a cui associare l'ordine, selezionare gli indirizzi di spedizione e fatturazione, selezionare uno o più prodotti da inserire nell' Ordine. Compilata questa prima parte dovete  cliccare sulla scheda Scadenze, dove potete selezionare il metodo di pagamento con cui il cliente intende pagare e se il pagamento è avvenuto o meno. Una volta compilati i relativi campi, cliccate sul tasto aggiungi . Per inserire il nuovo Ordine fate clic sul tasto Salva .

Cancellare un Ordine

Nell' Elenco Ordini cliccate sull' Ordine che volete eliminare. Viene così evidenziata la riga ad esso relativa. Cliccando il tasto Elimina  l'ordine viene eliminato. 
Nota: non potete eliminare un ordine che collegato ad una fattura. Se ad esempio per un ordine avete emesso una fattura, per poter eliminare quest’ ordine dovete prima eliminare la fattura ad esso collegata.

Modificare i dati di un Ordine

Nell' Elenco Ordini fate doppio clic sull' ordine che volete modificare. Viene visualizzata una nuova finestra con i relativi dettagli dell' ordine che volete modificare. Dalla scheda Dettagli, cliccate sull' icona a forma di matita  per modificare i prodotti che compongono l'ordine. Nei dettagli ordine è sempre possibile aggiungere, modificare, cancellare dall'elenco i prodotti che compongono l'ordine. Una volta terminata la modifica cliccate sul tasto Salva.

Cercare un Ordine

All'interno dell' area di ricerca presente nella parte alta dell'area elenco, digitare uno o più dati (tra Nome e Descrizione) del Prodotto che volete cercare. Potete cercare il Prodotto attraverso il Nome, la Descrizione o una combinazione di questi.

 IMPORTANTE: i dati per la ricerca dell' Ordine sono divisi in 2 parti essenziali. Potete cercare un ordine digitando il numero del documento nella rispettiva casella. Potete cercare un ordine per cliente inserendo i dati digitati sempre nell'ordine dato, Cognome Nome Ragione Sociale e separati da uno spazio. Infatti, la prima parola digitata rappresenta il Cognome da ricercare, la seconda rappresenta il nome la terza rappresenta la ragione sociale. Ricordiamo inoltre che gli spazi sostituiscono le parole: ad esempio se vogliamo cercare l’ordine del cliente Mario Rossi "[spazio]  Mario".

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Pubblicato: 18 Dicembre 2016

Gestione Fornitori

L'Area Fornitori permette di visualizzare i dettagli dei Fornitori e di inserire, modificare o cancellare un Fornitore. Quando inserite un nuovo Fornitore dovete compilare dei campi obbligatori, evidenziati in giallo nell'area di dettaglio .

Nota: nell' area elenco potete ricercare un Fornitore digitando i relativi dati all'interno dell'apposita area di ricerca. Per ulteriori informazioni vi rimandiamo alla sezione Cercare un Cliente.

Visualizzare i dettagli di un Fornitore

Fate clic con il tasto sinistro del mouse sul Fornitore che volete visualizzare nella Lista Fornitori dell'area elenco

Inserire un Fornitore

Cliccate sul tasto Nuovo  nell'area elenco. I campi in giallo nell'area dettaglio sono obbligatori, quelli in bianco sono invece facoltativi. Per associare un indirizzo al Fornitore compilate i relativi campi nella sezione Indirizzo e successivamente cliccate sul tasto Aggiungi . Per eliminare un indirizzo associato cliccate sul tasto Elimina dall'elenco Indirizzi. Per modificare un indirizzo associato cliccate sul tasto    dall'elenco Indirizzi per visualizzare i dettagli dell'indirizzo da modificare. Per salvare le modifiche cliccate sul tasto Modifica . Per inserire il nuovo Fornitore fate clic sul tasto Inserisci
Nota: non potete inserire più di un Fornitore con la stessa Partita Iva.

Cancellare un Fornitore

Nell' Elenco Fornitori cliccate sul Fornitore che volete eliminare. Viene così evidenziata la riga ad esso relativa. Cliccando il tasto Elimina  dell'area dettaglio il Fornitore viene eliminato.
Nota: non potete cancellare un Fornitore presente in un documento o in un movimento di magazzino oppure un Fornitore legato ad un prodotto.

Modificare i dati di un Fornitore

Nell' Elenco Fornitori cliccate sul Fornitore che volete modificare. Nell'area dettaglio verranno evidenziati i dettagli del Fornitore dove potete modificare o eliminare le informazioni già presenti oppure inserire nuove informazioni. I campi in giallo sono obbligatori. Per salvare le modifiche cliccate sul tasto Modifica .
Nota: qualsiasi modifica a indirizzi associati viene finalizzata solo attraverso il salvataggio delle modifiche del Fornitore cliccando il tasto Modifica .

Cercare un Fornitore

Per ricercare un fornitore rimandiamo alla sezione cercare cliente.

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Pubblicato: 18 Dicembre 2016

I prodotti e le combinazioni prodotto

Principalmente dopo aver sincronizzato l'ecommerce con GSPrestaShop, la sezione prodotti è già completa. I prodotti importati infatti verranno visualizzati nell' apposita sezione prodotti. Questa sezione principalmente è divisa in due:

Sul lato sinistro viene descritto nel dettaglio il prodotto; Sul lato destro visualizzarete la lista dei prodotti importati;

Selezionando dalla griglia presente a destra, un prodotto, verranno caricati sulla maschera di sinistra tutti i relativi dettagli. La maschera è composta dal tab Prodotto dove poter visualizzare il dettaglio generico e dal tab caratteristiche dove verranno visualizzate le carattersitiche del prodotto, attributi e combinazioni. Facendo doppio click sulla griglia di destra, potrete visualizzare la finestra storico prodotto che contiene informazioni relative i movimenti di magazzino per quel singolo prodotto

Visualizzare i dettagli di un Prodotto

Fate clic con il tasto sinistro del mouse sul Prodotto che volete visualizzare nella Lista Prodotti dell'area elenco. A destra del software vedrete la schermata principale riassuntiva relativa il prodotto è un tab caratteristiche dove vengono identificate le eventuali combinazioni relative quel prodotto. Facendo doppio click sulla riga prodotto, visualizzerete una nuova finestra che riassume lo storico del prodotto. Se infatti per un determinato prodotto ci sono stati movimenti di magazzino, gli stessi vengono riassunti in questa schermata.

Cancellare e modificare un Prodotto

GSPrestaShop, per i prodotti lavora in mono direzione. La modifica del prodotto va fatta direttamente dal vostro ecommerce. Con la sincronizzazione il software modifichera' il prodotto che avete modificato online. Per cancellare un prodotto da GSP, dovete "disabilitare il prodotto sul vostro ecommerce " e attivare il lprocesso di sincronizzazione. A questo punto il prodotto non sara' piu' presente su GSP

Cercare un Prodotto

All'interno dell' area di Ricerca presente nella parte alta dell'area Elenco, digitare uno o più dati (tra Nome o riferimento) del Prodotto che volete cercare. Potete cercare il Prodotto attraverso il Nome o il codice di riferimento. Per le opzioni di ricerca prodotto rimandiamo alla sezione ricerca cliente. Nella nuova versione è attiva anche la ricerca per codice a barre.

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Pubblicato: 21 Marzo 2016

Dopo la fase iniziale, bisogna importare gli ordini dal sito web. Per importare gli ordini basterà cliccare sulla voce di menu Strumenti -> Importa Ordini Sito.

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Pubblicato: 24 Marzo 2016

Potete effettuare dei test per vedere se la procedura è andata a buon fine. Dopo aver abilitato l’ invio email clienti, dal menu principale selezionare la voce Ordini. 

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Pubblicato: 10 Dicembre 2016

Generali

Dal menu Strumenti -> Opzioni potrete visualizzare la sezione relativa ai settings principali del software. Dal Tab Generali potete scegliere di:

1. Scegliere se impostare un testo aggiuntivo di Riferimento Fattura;
2. Scegliere si visualizzare o meno l’ intestazione DDT
3. Se siete soggetti al regime dei minimi, o altro regime fiscale abilitare la voce Abilita Regime ed utilizzarla di default nelle fatture;
4. Testo Aggiuntivo Intestazione, aggiunge del testo relativo la vostra azienda; questo testo viene visualizzato nella parte relativa la vostra azienda

Sincronizzazione ed avvisi email Fornitori

GS Prestashop permette di inviare email automatiche verso i vostri fornitori. Una volta inseriti i fornitori all’ interno del gestionale, basterà abilitare il tab E-mail a Fornitori per automatizzare la richiesta d’ordine.

Per impostare l’invio di notifiche al Fornitore bisogna procedere come segue

Cliccare sulla voce Strumenti -> Opzioni

Cliccate sul tab E-mail Fornitori ed inserite i parametri di configurazione della mail che volete utilizzare per inviare notifiche ai vostri fornitori. Dopo aver inserito i parametri della vostra mail cliccate sul pulsante testa invio email per controllare che la configurazione sia andata a buon fine.

Potete inoltre compilare il campo testo email, per inviare al fornitore, un testo di riferimento. Questo testo viene formattato utilizzando un markup Html.

Il testo da inviare ai fornitori deve rispettare questo formato:

<!DOCTYPE HTML><html><head><meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8"><title>ORDINE PRODOTTI</title></head><body><table width="1000" border="1" cellpadding="2" cellspacing="0"><tr><td colspan="6"><H2 align="right">ORDINE del [DATAEVASIONE]</H2></td></tr><tr><td colspan="3"><table><tr><td> </td><td><span style="height:8px;font-family:Verdana;color:black"> [INTESTAZIONE] </span></td></table></td><td colspan="3"><p>Spett.le</p><p>[FORNITORE]</p></td></tr><tr><td colspan="6">&nbsp;</td></tr><tr><td colspan="6">Richiesta d'evasione [DATAEVASIONE]</td></tr><tr style="background-color:lightgrey;"><td width="15%">PRODUTTORE</td><td width="10%">COD. PRODOTTO</td><td width="35%">DESCRIZIONE</td><td width="5%">QTA</td><td width="20%">NOTE</td><td width="15%">RIF CLIENTE</td></tr><p style="font-size:12px">[RIGAPRODOTTI]</p><tr><td colspan="6">[NOTE]</td></tr></table><p>&nbsp;</p></body></html>

I tag di richiamo importanti sono contrassegnati da []

Il formato libero in html vi permetterà di personalizzare la vostra richiesta verso il vostro fornitore;

I tag necessari sono:

1. [DATAEVASIONE] (viene fornita in automatico la data prevista di evasione verso il cliente per il prodotto ordinato)
2. [INTESTAZIONE] ( Rappresenta l' informazione intestazione relativa la vostra attività)
3. [FORNITORE] Nome del vostro fornitore
4. [RIGAPRODOTTI]
5. [NOTE]

Gli snippet automatici raccoglieranno le informazioni presenti nella maschera di evasione ordine e le comunicheranno al vostro fornitore.

Sincronizzazione ed avvisi email a Clienti

GS Prestashop permette di inviare email e documenti relativi la contabilità agli utenti registrati sul gestionale.

Per impostare l’invio di notifiche al cliente bisogna procedere come segue

Cliccare sulla voce Strumenti -> Opzioni

Cliccate sul tab E-mail Clienti ed inserite i parametri di configurazione della mail che volete utilizzare per inviare notifiche al cliente. Cliccate anche sui tab Email Fornitori, Evasione Clienti ed Indicazione stradali e in questa fase disabilitate l’invio email. Vedremo piu’ avanti come sfruttare queste ulteriori funzioni.

Ritornando sul tab email dopo aver inserito i parametri della vostra mail cliccate sul pulsante testa invio email per controllare che la configurazione sia andata a buon fine.

Potete inoltre compilare il campo testo email, per inviare al cliente, oltre l’allegato, un testo di riferimento. Questo testo viene formattato utilizzando un markup Html.

Quando inserite questo testo libero potete utilizzare la seguente nomenclatura:

• [cognome] verrà visualizzato nell’ email inviata il cognome del cliente
• [nome] verrà visualizzato nell’ email inviata il nome del cliente
• [documento] verrà visualizzato il nome del tipo di documento inviato (esempio fattura, nota di credito)
• [numordine] verrà visualizzato il numero dell’ ordine effettuato sul sito web
• [dataordine] verrà visualizzata la data dell’ ordine effettuato sul sito web

Se per esempio il cliente Mario Rossi ha effettuato sul vostro ecommerce un acquisto di una sedia in data 15-10-2016 e, nelle opzioni email clienti inserite il seguente testo:

Gentile [cognome] [nome], In allegato [documento] in riferimento all' ordine [numordine] [dataordine]

Distinti Saluti

Il sig. Mario Rossi nel momento in cui riceverà un documento(esempio fattura) dal vostro gestionale riceverà le seguente email:

Gentile Rossi Mario, In allegato Fattura n 4 del 20-10-2016 in riferimento all' ordine numero 166 del 15-10-2016

Distinti Saluti

Se le configurazione è corretta cliccare sul pulsante salva e chiudere.

Test invio email cliente

Potete effettuare dei test per vedere se la procedura è andata a buon fine. Dopo aver abilitato l’ invio email clienti, dal menu principale selezionare la voce Ordini.

Fare doppio click su un Ordine dalla lista ordini:

Cliccare sul pulsante in basso Emetti  per emettere fattura e selezionare una tipologia qualsiasi, esempio Fattura Accompagnatoria (sarà la fattura che emetterete nella maggior parte dei casi, o meglio quando la merce necessita di spedizione) e cliccate sul pulsante salva . A questo punto il gestionale vi notifica che verrà inviata una email con l’allegato della Fattura generata. Potete scegliere Ok per inviare la mail oppure Annulla per non inviarla. Per inviare nuovamente email al cliente basta cliccare su Documenti -> Fatture e note di credito, fare doppio click sulla riga interessata, nella finestra di dettaglio cliccare sul pulsante salva.

Allo stesso Modo funzionano i tab della maschera di evasione e disponibilità magazzino. Il testo che suggeriamo di copiare all' interno di questi tab è il seguente, ed è completamente personalizzabile:

Conferma evasione

<html><body><img src="cid:logo" style="max-height:70px;max-width:70px;" /><br/><p style="height:11px;font-family:Comic Sans MS;color:black">Gentile [cliente],<br/>Il suo ordine del [dataordine] è appena stato evaso al nostro centro logistico. Riceverà successiva comunicazione non appena il suo ordine sarà disponibile.<br/>La ringraziamo per averci scelto.<br/>Distinti Saluti</p></body></html>